新业务格局初具雏形

如果你对北卡罗来纳州立大学所谓的“战略调整”只有模糊的认识，别担心——这个概念即将成为焦点。在短短几个月内，北卡罗莱纳州将开始推出一个新的组织结构，以提供业务服务。

最终，大多数财务和人力资源交易将从单个单位和大学(以及许多执行这些交易的人)转移到专业中心，即商业运营中心(Business Operations centers，简称boc)。

第一家中国银行计划于5月开业，将协调处理过程中涉及的所有活动新员工．接下来的两个中心将在秋季开放，其中一个负责处理旅行事务和其他处理员工招聘与选拔．明年将设立4个会计中心，分别处理时间报告、采购及应付款项、头寸管理和应收帐款。

“我们已经准备好向前迈进，”大学商业运营执行董事斯科特·英克利(Scott Inkley)说。“我们已经准备好让它成为现实。”

共享服务的理由

这种被称为共享服务的新业务结构很容易被大学领导们接受。毕竟，此次调整预计将使北卡罗莱纳州的运营支出减少16%。

更大的挑战是把校园里的其他人团结起来。为了做到这一点，Inkley正在进行一次校园之旅，与院长、系主任、主任、教职员工坐下来，解释共享服务的好处。

他说，教师和员工都将欣赏为降低普通业务流程复杂性所做的所有工作。自去年夏天以来，由财务和人力资源专家组成的跨职能团队一直在深入研究数十个流程，寻找使交易自动化、流程化、简化和标准化的方法。虽然这项工作还远未完成，但Inkley对目前的进展感到满意。

“多亏了大量志愿者的努力，我们在识别和消除我们所谓的疾病方面取得了巨大进展痛点——这些不必要的步骤只会拖慢进度，不会增加任何真正的价值，”他说。

例如，一项审查发现，整个大学的旅行授权流程差异很大，涉及多达129个独立的“接触点”。一种新的标准化流程将省去四分之三以上的这些步骤。

减轻负担

Inkley很快就向院长、系主任和教职员工指出，北卡罗来纳州立大学正在进行这项极其复杂的调整工作，主要是为了他们。

他说:“说实话，我们这么做不是因为人们对校园商务服务的质量不满意。”“但现状是不可持续的。预算削减已经减少了财务和人力资源部门的员工数量。除非我们现在就采取行动，找到事半功倍的方法，否则我们很可能在未来几年面临真正的危机。”

一些部门已经看到了过去几年国家资金减少的影响。2011年裁减600个职位并没有减少工作量;只是转移给了剩下的员工，包括教职员工。

Inkley说:“最近的一项研究发现，科学家已经把50%的时间花在了管理任务上。“如果我们真的想保护大学的学术核心，我们就需要减轻教师的负担，而不是增加。”

Inkley对从事财务和人力资源工作的员工传达了同样直接的信息。北卡罗莱纳州的前三大业务运营支出是与劳动力相关的。在国家对高等教育支持减少的时代，保护员工的唯一方法是提高大学的效率。

但还有其他好处。

注重质量

“我们不仅仅专注于改进流程，”Inkley说。“我们致力于从头开始建设一个高绩效的组织，并创造一个积极、有益和充满活力的工作场所。”

进入boc的员工将接受广泛的培训，使他们成为某一特定领域的专家，比如旅行，而不是在所有业务服务领域的通才——这是目前许多单位的期望。

反过来，这将有助于他们为校园内的客户提供更好的服务。

Inkley继续强调他的指导原则之一:将质量置于重新调整的中心的重要性。他向领导该项目的实施团队建议，大学商业运营应该立志达到鲍德里奇卓越绩效标准，并最终赢得马尔科姆·鲍德里奇国家质量奖。

这是一个雄心勃勃的目标。要获得鲍德里奇奖，一个组织必须是国家组织管理的榜样，其系统必须确保持续改进、高效和有效的运营和客户参与。

这些理念将被纳入boc的框架。今年1月，实施小组批准了一项计划，并得到了财政大臣的批准，该计划要求建立一个广泛的质量控制体系。每个中心都有客户服务联络员和跨职能的客户服务团队。大学商业运营将跟踪每个中心的多项绩效指标，包括周期时间、每笔交易成本和案例负载率。

我们会成立一个常设服务谘询小组，以确保推行最佳服务方法，并定期进行焦点小组讨论，以评估顾客的满意程度。

“北卡罗来纳州立大学一直处于科学创新和卓越教育的前沿，”Inkley说。“现在是时候展示我们在商业服务方面可以做些什么了。”