新的业务结构初具规模

如果你对北卡罗来纳州立大学所谓的“战略调整”只是模糊的认识，别担心——这个概念即将成为焦点。在短短几个月内，北卡罗来纳州将开始推出一个新的组织结构，以提供业务服务。

最终，大部分财务和人力资源交易将从单个单位和学院——以及许多从事这些交易的人——转移到专业中心，即业务运营中心(BOCs)。

中国银行的第一家分行将于5月开业，将协调处理所涉及的所有活动新员工．接下来的两个中心将在秋季开放，其中一个负责处理旅行另一方面要处理事务员工招聘与选拔．明年，将建立四个boc，分别处理时间报告、采购和应付款、头寸管理和应收款。

“我们准备向前迈进，”大学商业运营执行董事斯科特•英克利表示。“我们已经准备好了。”

共享服务的案例

这种被称为共享服务的新业务结构很容易向大学领导们提出理由。毕竟，此次调整预计将使北卡罗来纳州立大学的运营支出减少16%。

更大的挑战是将校园里的所有人都聚集在这个理念周围。为了做到这一点，英克利进行了一次全校范围的参观，与院长、系主任、主任、教师和工作人员坐在一起，解释共享服务的好处。

他表示，教员和员工都将欣赏为减少常见业务流程的复杂性所做的所有工作。自去年夏天以来，由财务和人力资源专家组成的跨职能团队一直在钻研数十个流程，寻找实现交易自动化、流程化、简化和标准化的方法。虽然这项工作还远未完成，但Inkley对目前的进展感到满意。

“多亏了大量志愿者的努力，我们在识别和消除我们所谓的病毒方面取得了出色的进展痛点——采取不必要的步骤，放慢速度，却没有增加任何实际价值，”他表示。

例如，一项审查发现，旅行授权流程在整个大学中差别很大，涉及多达129个独立的“接触点”。一项新的标准化流程将消除超过四分之三的这些步骤。

减轻负担,

Inkley很快向院长、系主任和教师们指出，北卡罗来纳州立大学正在为他们进行这一巨大而复杂的调整工作。

“说实话，我们这么做不是因为人们对校园商业服务的质量不满意，”他表示。“但现状是不可持续的。预算削减已经减少了在财务和人力资源领域工作的员工数量。除非我们现在就采取行动，找到事出有因的办法，否则未来几年我们可能会面临一场真正的危机。”

一些部门已经看到了过去几年国家资金削减的影响。2011年裁减600个职位并没有减少工作量;它只是把它转移到剩下的员工，包括教员。

“最近的一项研究发现，科学家们已经把50%的时间花在了行政任务上，”Inkley说。“如果我们真的想保护大学的学术核心，我们需要减轻而不是增加教师的负担。”

英克利对从事财务和人力资源工作的员工传达的信息同样直接。北卡罗来纳州的前三名企业运营支出都与劳动力有关。在国家对高等教育的支持越来越少的时候，保护员工的唯一方法是让大学更有效率。

但还有其他好处。

对质量的关注

“我们不仅仅专注于改进流程，”Inkley说。“我们致力于从零开始建立一个高效的组织，创造一个积极的、有回报的、充满活力的工作场所。”

进入中央银行的员工将接受广泛的培训，使他们成为某一特定领域的专家，如旅行，而不是整个业务服务领域的通才——这是许多单位目前的期望。

反过来，这将帮助他们为整个校园的客户提供更好的服务。

Inkley继续强调他的指导原则之一:将质量放在重组中心的重要性。他向领导该项目的实施团队建议，大学商业运营应该渴望达到鲍多里奇卓越绩效标准，并最终赢得马尔科姆·鲍多里奇国家质优奖。

这是一个雄心勃勃的目标。要获得波德里奇奖，一个组织必须是组织管理的全国模范，其系统必须确保持续改进、高效和有效的运营和客户参与。

这些理想将被纳入中国银行的框架。今年1月，执行团队批准了一项计划，并得到了财政大臣的支持。该计划呼吁建立一个广泛的质量控制体系。每个中心将有客户服务联络员和跨职能的客户服务团队在现场。大学业务运营将跟踪每个中心的多项性能指标，包括周期时间、每笔交易的成本和案例负载比率。

我们将成立一个永久性的服务顾问小组，以确保最佳实践得到遵循，并定期举行焦点小组以评估客户满意度。

“北卡罗来纳州立大学一直走在科学创新和卓越教育的前沿，”Inkley说。“是时候展示我们在商业服务领域能做些什么了。”